Landlord nie oddaje depozytu – jak odzyskać kaucję w UK?

6 listopada 2025

Co zrobić, gdy po zakończeniu najmu landlord nie chce zwrócić tenancy deposit – krok po kroku, w prostym języku po polsku.

Wpłaciłeś depozyt przy podpisaniu umowy najmu, a po wyprowadzce landlord nie chce go oddać albo proponuje tylko niewielką część? W UK kaucja (tenancy deposit) podlega jasnym zasadom. Poniżej znajdziesz prosty poradnik, jak sprawdzić, czy potrącenia są zgodne z prawem i jak upomnieć się o zwrot depozytu – najpierw „po dobroci”, a potem pismem po angielsku.

Masz dwie opcje działania

Profesjonalne pismo po angielsku

Wypełniasz krótki formularz po polsku lub po angielsku. Zawiera tylko najważniejsze pola – dane, kwotę depozytu, terminy czy nazwy stron.

Możesz też dodać swoje uwagi własnymi słowami po polsku lub angielsku, a my je zrozumiemy i uwzględnimy, przygotowując list po angielsku w języku brytyjskich urzędów.

Zamów gotowe pismo po angielsku

Pobierz darmowy formularz

Darmowy formularz w Word (UK) do samodzielnego uzupełnienia po angielsku. Zawiera gotowe zwroty i układ listu, które możesz dopasować do swojej sytuacji.

To opcja dla osób, które czują się pewniej, pisząc po angielsku i wolą przygotować pismo samodzielnie.

Pobierz darmowy formularz

Kiedy landlord może potrącić z depozytu?

Landlord ma prawo zatrzymać część depozytu, ale tylko w określonych sytuacjach, np. gdy:

pozostawiłeś ponadnormatywne zniszczenia (np. zniszczone meble, dziury w ścianach),
nie doprowadziłeś mieszkania do rozsądnego stanu czystości (zgodnie z umową i check-in inventory),
zostawiłeś nieuregulowane rachunki lub zaległy czynsz, które zgodnie z umową obciążają najemcę,
złamałeś konkretne zapisy umowy, co spowodowało realną stratę po stronie właściciela.

Sam fakt, że landlord „tak uważa”, nie wystarczy. Powinien mieć konkretne wyliczenie potrąceń oraz dowody (np. rachunki, zdjęcia, raport z inspekcji).

Co zrobić, gdy landlord nie oddaje depozytu – krok po kroku

Krok 1 – sprawdź, czy depozyt był zarejestrowany

W przypadku większości umów AST (Assured Shorthold Tenancy) w Anglii i Walii depozyt powinien zostać zarejestrowany w jednym z tenancy deposit schemes (DPS, TDS, MyDeposits). Sprawdź w e-mailach/umowie, do którego systemu trafiła Twoja kaucja i kiedy.

Jeżeli depozyt nie został zarejestrowany zgodnie z przepisami, możesz mieć dodatkowe roszczenia (w niektórych przypadkach do 1–3× wysokości depozytu) – w takich sytuacjach warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą lub prawnikiem.

Krok 2 – poproś o szczegółowe rozliczenie depozytu

Zanim przejdziesz do formalnych działań, napisz do landlorda (mailowo / przez platformę agencji) i poproś o:

pełne rozliczenie depozytu – kwota do zwrotu, kwota potrąceń,
opis przyczyn potrąceń,
kopie dowodów – zdjęcia szkód, rachunki za naprawy, raport z inspekcji.

Czasem już na tym etapie właściciel „mięknie” i oddaje całość lub większą część kaucji – szczególnie, gdy widzi, że znasz swoje prawa i prosisz o wszystko na piśmie.

Krok 3 – formalne pismo o zwrot depozytu

Jeśli landlord nie odpowiada lub jego odpowiedź jest absurdalna („zniszczyłeś dywan”, ale brak zdjęć i rachunków), złóż pisemne żądanie zwrotu depozytu. W piśmie warto:

podać dane stron, adres wynajmowanej nieruchomości i daty trwania najmu,
wskazać, jaką kwotę depozytu wpłaciłeś i kiedy umowa się zakończyła,
krótko opisać stan mieszkania przy wyprowadzce (np. generalne sprzątanie, brak szkód poza normalnym zużyciem),
odnieść się do otrzymanego „rozliczenia” (jeśli jest) i wskazać, dlaczego uważasz potrącenia za nieuzasadnione,
zażądać zwrotu konkretnej kwoty depozytu w określonym terminie (np. 7–14 dni),
wspomnieć, że w razie braku odpowiedzi rozważysz skorzystanie z procedury sporu w tenancy deposit scheme lub dochodzenie roszczenia w small claims court.

Jeżeli nie czujesz się pewnie po angielsku, możesz skorzystać z gotowego pisma o zwrot depozytu przygotowywanego przez TwojePismo.co.uk.

Krok 4 – spór w tenancy deposit scheme

Jeżeli depozyt był zarejestrowany, większość systemów (DPS, TDS, MyDeposits) oferuje bezpłatną procedurę rozstrzygania sporów (ADR). W skrócie:

składasz wniosek o rozpatrzenie sporu,
przesyłasz swoje dowody (zdjęcia, e-maile, umowę, rachunki),
landlord robi to samo,
niezależny adjudicator decyduje, komu i jaka część depozytu się należy.

W pismach do landlorda warto zaznaczyć, że jesteś gotów skorzystać z tego trybu – często mobilizuje to właściciela do polubownego zwrotu kaucji.

Krok 5 – small claims court (ostatnia opcja)

Jeśli sprawa nie jest objęta schematem depozytowym albo negocjacje utknęły, możesz rozważyć roszczenie w small claims court. To już etap sądowy, dlatego przed podjęciem takiej decyzji warto:

realnie ocenić szanse (dowody, dokumenty, świadkowie),
sprawdzić orientacyjne koszty i opłaty sądowe,
zachować wszystkie wcześniejsze pisma – w tym formalne żądanie zwrotu depozytu.

Jakie dowody zbierać przy wyprowadzce?

zdjęcia lub film całego mieszkania (najlepiej z datą),
kopię raportu check-in i check-out, jeśli agencja je przygotowała,
potwierdzenia zapłaty czynszu i rachunków,
korespondencję z landlordem/agencją (e-maile, wiadomości z aplikacji),
rachunki za sprzątanie lub drobne naprawy, jeśli sam się tym zająłeś.

Im lepiej przygotujesz dokumentację, tym łatwiej będzie Ci wykazać, że depozyt powinien zostać zwrócony w całości lub w większej części.

Co możesz zrobić teraz?

Masz już ogólny obraz sytuacji. Teraz możesz:

skorzystać z profesjonalnego pisma po angielsku, przygotowanego na podstawie Twoich odpowiedzi w formularzu,
albo pobrać darmowy formularz w Word i wypełnić go samodzielnie po angielsku.

➜ Zamów gotowe pismo po angielsku
➜ Pobierz darmowy formularz

🇬🇧 Short English note

This guide explains what to do if your landlord refuses to return your tenancy deposit in the UK: when deductions are allowed, how to challenge them and how to send a formal letter in English. You can either order a professionally drafted letter (paid service) or download a free Word template to fill in yourself.

Informacja poglądowa. Przepisy i procedury dotyczące tenancy deposit mogą różnić się w zależności od kraju w UK oraz rodzaju umowy. Zawsze sprawdź aktualne wytyczne odpowiedniego tenancy deposit scheme i swojego landlorda/agencji.

Autor: TwojePismo.co.uk — serwis przygotowujący pisma po angielsku dla Polaków w UK.